السكرتارية المتخصصة وتنظيم وتأمين الوثائق
السكرتارية المتخصصة وتنظيم وتأمين الوثائق

فكرة البرنامج:
- تنمية وتطوير قدرات ومهارات المشاركين في مجال السكرتاريا الحديثة وإدارة المكاتب العليا وذلك من خلال اكتسابهم للمعارف والخبرات والمهارات الحديثة تجاه استخدام الأساليب والتقنيات المعاصرة في أعمال السكرتارية والمحفوظات وإدارة المكاتب العليا.
- تنمية وتطوير قدرات ومهارات العاملين لاكتساب المعارف الحديثة تجاه استخدام الأساليب والتقنيات المعاصرة في أعمال السكرتارية والمحفوظات.
- تنمية مهارات مدراء المكاتب وإمدادهم بالمعونة الفنية اللازمة لأداء العمل بالكفاءة الإنتاجية العالية.
- تزويد مدراء المكاتب بالخبرات والمهارات التي تتطلبها مسؤوليات وواجبات الوظيفة.
- إكساب المشاركين المعارف والخبرات والمهارات الإدارية والفنية التي تمكنهم من تحقيق فعالية الاتصال والتنسيق بين الإدارة العليا وباقي أجزاء المنظمة وفقاً لأحدث أساليب التقنية المستخدمة في إدارة الأعمال وإنجازها بصورة تحقق أهداف المنظمة.
- تنمية مهارات المشاركين في مجال التوثيق والفهرسة والمهارات اللازمة لحفظ وتأمين واسترجاع الوثائق والمستندات الكترونياً.
- تنمية مهارات المشاركين في التعامل مع تطبيقات الحاسبات الآلية واستخداماتها في مجال حفظ واسترجاع وإدارة وتداول الوثائق والمستندات.
- تزويد المتدربين بالأساليب المتبعة في عمليات تأمين وحماية الأرشيف الالكتروني.

المحاور الرئيسية:
- مفهوم ومتطلبات الإدارة الحديثة.
- أهمية وظيفة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب الحديثة في المنظمات المعاصرة.
- الفرق بين إدارة المكاتب التنفيذية وأنواع الإدارات الأخرى داخل المنظمة.
- مواصفات مديري مكاتب الإدارة العليا الناجح.
- عناصر ضغوط العمل التي تتعرض لها وظيفة إدارة المكاتب الحديثة.
- الوظائف الفنية في ادارة الأعمال المكتبية.
- مهارات وأدوات واستراتيجيات إدارة المكاتب الحديثة.
- استخدام التقنية الحديثة في إدارة المكاتب وتفعيل أعمال السكرتاريا.
- الإدارة الإلكترونية، وعناصرها.
- نظم الأرشفة الإلكترونية.
- مميزات نظام إدارة وأرشفة الوثائق.
- متطلبات وخصائص الأرشفة الالكترونية.
- طرق صيانة الملفات.
- التعامل مع البرمجيات الجاهزة.
- معرفة طرق الحفظ الالكتروني وطرق تحويل المعلومات الكترونيا.
- إنشاء نظام حفظ مناسبا للمنظمة.
- تنظيم وإدارة الوثائق الالكترونية.
- أمن المعلومات والحفظ الاحتياطي.
- مفهوم حفظ المحفوظات وتعريف أماكن الحفظ.
- أهم التوجيهات الخاصة بالمحفوظات.
- أهم معايير اختيار معدات الحفظ الملائمة.
- التصنيف - الترميز - الترتيب - الفهرسة.
- مراحل إدارة الأرشيف، والمفهوم التقليدي والمفهوم الحديث للأرشيف.
- الإعداد لبناء الأرشيف وتحديد محتوياته.
- تطبيق القواعد العلمية الصحيحة في حفظ وتنظيم الأرشيف.

مخرجات البرنامج:
- تمكين المشاركين من متطلبات الإدارة الحديثة.
- توظيف المهارات في مجال التوثيق والفهرسة والمهارات اللازمة لحفظ وتأمين واسترجاع الوثائق والمستندات الكترونياً.
- تمكين المشاركين من مهارات التعامل مع تطبيقات الحاسبات الآلية واستخداماتها في مجال حفظ واسترجاع وإدارة وتداول الوثائق والمستندات.
- تمكين المتدربين من الأساليب المتبعة في عمليات تأمين وحماية الأرشيف الالكتروني.
- تمكين المشاركين من طرق تصنيف الوثائق / المستندات وتبويبها وسهولة استرجاعها .
- تزويد المشاركين بمجموعة من الأسس والمعارف والمفاهيم العلمية الحديثة فى مجالات العمل في السكرتارية الالكترونية وإدارة الأعمال المكتبية .
- تزويد المشاركين بمفهوم وظيفة السكرتارية التنفيذية في عصر المعلوماتية والنظم الإلكترونية.
- إكساب المشاركين مهارات القيام بمهام الإدارة المكتبية المعاصرة التي تتطلبها متغيرات الألفية الثالثة .

الفئات المستهدفة:
- الراغبون في تطوير مهاراتهم الإحترافية في السكرتارية المتخصصة وتنظيم وتأمين الوثائق من مختلف التخصصات.
- الراغبون في تطوير مهاراتهم الاحترافية في إدارة المكاتب والوثائق والأرشفة الإلكترونية من مختلف التخصصات.
- الأشخاص المعنين بحفظ المستندات والأرشيف بالأعمال الكتابية وأعمال السكرتارية التنفيذية والإدارية.
- العاملين بأرشيفات المصالح الحكومية والشركات الخاصة.
- العاملون في أقسام المحفوظات والوثائق ومراكز المعلومات.
- رؤساء أقسام إدارة الموارد البشرية وشؤون العاملين.
- العاملون في نظم ادارة الجودة ومراقبي الوثائق.
- العاملين المختصين في قطاع السكرتارية ومجال المحفوظات وإدارات الأرشيف العام وحفظ الوثائق.
- العاملين في وظائف مديري مكاتب الإدارة العليا.
- الراغبين في تطوير ذواتهم ورفع مستوى كفاءتهم وفاعليتهم.


التسجيل

مركز الخليج الرائد للتدريب الإداري هي شركة خاصة تُعنى بالتدريب الإداري والدبلوماسي، مقرها في الدوحة - قطر.

النشرة البريدية