فكرة الباقة:
تنمية وتطوير مهارات المشاركين في مجال السكرتارية الحديثة وإدارة المكاتب العليا، بما يمكّنهم من استخدام الأساليب الإدارية المتقدمة والتقنيات الرقمية لتنظيم الأعمال، ودعم الإدارة العليا بكفاءة وتميز.

الأهداف:
• التعرف على مفهوم السكرتارية التنفيذية ودورها في تنظيم المكتب.
• بناء قدرات المشاركين في استخدام الأساليب والتقنيات الحديثة في السكرتارية.
• اكتساب مهارات التعامل مع الآخرين وضغوط العمل.
• إتقان فن إدارة الوقت وتنظيم الاجتماعات وحل المشكلات.
• معرفة مهام السكرتير التنفيذي والمهارات السلوكية المطلوبة.
• تنمية مهارات الاتصال، الإنصات الفعال، والعرض والإلقاء.
• إتقان إعداد التقارير والمراسلات الرسمية.
• التمييز بين أنواع السكرتارية (العامة – الخاصة – التنفيذية – المتخصصة).
• تزويد مدراء المكاتب بالخبرات اللازمة للقيام بمهامهم باحترافية.
• اكتساب مهارات إدارة الملفات والأرشفة الورقية والرقمية.
• الإلمام بأحدث ممارسات السكرتارية الذكية والإدارة الرقمية للمكاتب.
• تطوير مهارات المراسم والبروتوكول ومرافقة كبار الشخصيات.

المحاور:
مفاهيم السكرتارية وإدارة المكاتب
• مفهوم السكرتارية وأنواعها.
• السكرتارية التنفيذية مقابل السكرتارية المتخصصة.
• طبيعة المكتب الحديث ووظائفه.
الإدارة الحديثة للمكاتب العليا
• مفهوم ومتطلبات الإدارة الحديثة.
• اختصاصات ومسؤوليات مدير المكتب.
• مهارات التنظيم، التخطيط، والمتابعة.
• هندرة المكاتب وتطوير بيئة العمل.
مهارات السكرتارية التنفيذية
• إدارة البريد الوارد والصادر.
• تنظيم الاجتماعات (حضوري – إلكتروني).
• إعداد المحاضر وجداول الأعمال.
• استقبال الزوار وتنظيم المواعيد.
مهارات الاتصال الإداري
• الاتصال الفعال وأنواعه.
• مهارات الإنصات والتأثير.
• مهارات الإلقاء والتحدث أمام الجمهور.
• إدارة الصراعات في بيئة العمل.
إدارة الوقت والأولويات
• تحديد الأولويات.
• تنظيم اليوم التنفيذي للمدير.
• تجنب مسببات ضياع الوقت.
• الأساليب العملية لجدولة الأعمال.
المراسلات والتقارير
• عناصر المراسلات الرسمية.
• الصياغة الاحترافية للرسائل.
• كتابة التقارير الإدارية.
• إعداد النماذج المكتبية.
الأرشفة وإدارة الوثائق
• أساليب حفظ الملفات الورقية.
• أسس الأرشفة الإلكترونية.
• إدارة دورة حياة الوثيقة.
• أمن المعلومات وسرية المستندات.
السكرتارية الذكية والإدارة الرقمية
• تطبيقات السكرتارية الإلكترونية.
• تصميم منظومة المكتب الرقمي.
• الوسائل التقنية لتحسين الأداء المكتبي.
• التحول من الورقي إلى الرقمي الكامل.
الإتيكيت والبروتوكول الإداري
• الانطباع الأول وأدب التعامل.
• إتيكيت الاجتماعات والمناسبات الرسمية.
• مرافقة كبار الشخصيات VIP.
• آداب الهاتف، الزي الرسمي، الضيافة.
الضغوط المهنية وسلوكيات العمل
• إدارة ضغوط العمل في المكاتب.
• السلوكيات المهنية الراقية.
• الذكاء الانفعالي في بيئة العمل.
• الكاريزما المهنية ودورها في الأداء.

المخرجات:
• ممارسة السكرتارية التنفيذية باحترافية.
• أداء وظائف المكتب الحديث بدقة وكفاءة.
• استخدام التقنيات الحديثة لتنظيم الملفات والمعلومات.
• تنظيم الاجتماعات وإعداد محاضرها بكفاءة.
• إعداد المراسلات والتقارير المهنية.
• التعامل الراقي مع المدراء والزوار وكبار الشخصيات.
• إدارة الوقت وضغوط العمل بطريقة فعالة.
• تطبيق بروتوكولات العمل الإداري.
• الاحتفاظ بأرشيف منظم واسترجاع الوثائق بسهولة.
• التواصل بفعالية مع الإدارة العليا وجميع الأقسام.