فكرة البرنامج:
- تطوير مهارات السكرتارية التنفيذية والإدارة المكتبية وكذلك مهارات الاتصال الفعال
- اكتساب وتطوير مهارات تنظيم الاجتماعات, مهارات تنسيق المذكرات والرسائل, وكذلك مهارات التعامل مع الآخرين.
- إدراك المشاركين لفاعلية الاتصال الإداري بالجهات المختلفة عبر الكتب الرسمية .
- اكتساب معارف ومهارات متعلقة بالاتصالات الرسمية المكتوبة والموثقة والمتمثلة في إعداد المخاطبات الرسمية بأشكالها وأنواعها المختلفة، وذلك وفقاً للأصول العلمية والعملية.
- التعرف على خصائص ومقومات الكتابة الإدارية وفقاً للأصول العلمية والعملية.
- يحدد مفهوم وأهمية الرسائل والمذكرات الإدارية الداخلية كوسيلة من وسائل الاتصال الإداري.
- يعد المذكرات والرسائل الحكومية مراعياً شروطها الشكلية والموضوعية.
- تنمية مهارات المشاركين في مجال إعداد وطباعة وتنسيق المذكرات والرسائل الحكومية بكفاءة وفاعلية.
- تنمية مهارات المشاركين في مجال كتابة التقارير، من خلال تعريفهم بالأسس العلمية والعملية والشروط الشكلية والموضوعية للتقارير.
- يحدد المشارك مفهوم وأهمية التقرير كوسيلة من وسائل الاتصال الكتابي.
- يتعرف على خطوات ومراحل إعداد التقارير، ويكتب تقريراً قصيراً متكامل الشروط والعناصر.
المحاور الرئيسية:
- الاتصالات الإدارية.
- الرسائل مفهومها وأهميتها وأنواعها.
- مراحل وإعداد وصياغة المراسلات الشاملة.
- الشروط الشكلية والموضوعية للرسائل الادارية.
- مفهوم المذكرات الداخلية واهميتها وانواعها.
- الأسس العلمية لكتابة الخطابات والمراسلات الإدارية.
- أسس وسمات التقارير الوظيفية.
- مفاهيم التقارير والرسائل وأنواعها.
- التعرف على خصائص الأنواع المختلفة للتقارير الإدارية.
- أخطاء شائعة في كتابة المذكرات والمراسلات والتقارير الادارية.
- وظائف المكتب الحديث، وأهدافه، وأهمية إدارته
- التميز في أعمال السكرتارية الحديثة وإدارة المكاتب المعاصرة
- مهارات مدراء المكاتب.
- استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة.
- تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات، وإعداد جدول الأعمال .
مخرجات البرنامج:
- تمكين المشاركين من المهارات الأساسية في إدارة العمل المكتبي وكتابة الرسائل بشكل متكامل.
- تمكين المشاركين من الوصول للمستوى الافضل في عملية اعداد وكتابة التقارير
- اكتساب المشاركين ماهية التمييز بين انواع التقارير الادارية، ومراحل اعدادها.
- التمكين من الخطوات الرئيسية للإعداد والكتابة، وفهم مشكلات التقرير وطرق التغلب عليها، ومقومات التقرير الجيد.
- إكساب المشاركين مجموعة من المعارف الخاصة بالاتصال وكيف يعكس الاتصال المكتوب التأثير والفعالية المطلوبة.
- اكتساب المشاركين مجموعة من المعارف الخاصة بأهمية الإعداد الجيد والتسلسل المنطقي للمذكرات على اختلاف أنواعها ومحاضر..
- التطبيق العملي على مهارات الكتابة الإدارية لجميع نماذج التقارير المستخدمة في مجال العمل (رسائل داخلية/ خارجية/ مذكرة عرض/ قرار إداري/ خطابات /محاضر الاجتماعات) التدريب الفعلي والعملي في إطار مجموعات عمل.
- تنمية وتطوير قدرات العاملين لاكتساب المعارف الحديثة والمعاصرة في اعمال السكرتاريا وادارة المكاتب
- اكساب المشارك مهارات ادارة الوقت وحل المشكلات وفق الاساليب العلمية في ادارة السكرتاريا والمكاتب
- التعرف ﻋﻠﻰ ﻋﻤﻠﯿﺎت ﺘﻨظﯿم اﻟﻌﻤل اﻟﻤﻛﺘﺒﻲ: اﻟﻤواﻋﯿد، اﻟوﻗت، ﺘرﺘﯿب اﻷﻋﻤﺎل ﺤﺴب اﻷوﻟوﯿﺎت، وٕاﻋداد ﺠدول اﻷﻋﻤﺎل وﻛﺘﺎﺒﺔ اﻟﺘﻘﺎرﯿر
- ﯿﻛﺘﺴب اﻟﻤﺘدرب ﻤﻬﺎرات اﻻﺘﺼﺎل واﻟﺘﻌﺎﻤل ﻤﻊ اﻵﺨرﯿن، وﻀﻐوط اﻟﻌﻤل ﻓﻲ ﻤﻛﺎﺘب اﻟﺴﻛرﺘﺎرﯿﺔ، وﻓق ﻗواﻋد اﻟﺴﻠوك اﻹﻨﺴﺎﻨﻲ اﻟراﻗﻲ.
الفئات المستهدفة:
- شاغلي الوظائف الادارية المساندة.
- موظفي الارشيف والمحفوظات.
- الباحثون عن فرصة وظيفة السكرتارية.
- رؤساء الأقسام على اختلاف خبراتهم وتأهيلهم، وكذلك نوابهم والمشرفون الإداريون بكافة المنظمات
- مدراء المشروعات.
- مدراء الصيانة والإنتاج.
- مدراء الموارد البشرية والتدريب.
- رؤساء الوحدات الإدارية
- رؤساء فرق العمل.
- الأخصائيون ذوي المسؤوليات في الإدارات التنفيذية والإشرافية
