الارشفة والمراسلات الحكومية
الارشفة والمراسلات الحكومية

فكرة البرنامج:
- مساعدة المشاركين على فهم الغرض من التوثيق، وكيفية إدارة الوثائق وأرشفتها باستخدام العمليات التكنولوجيا واليدوية.
- تمكين المشاركين من تطوير برنامج إدارة الوثائق لتعزيز قيمة معلومات المؤسسة وتقليل التكلفة والمخاطر.
- تمكين المشاركين من تطوير وسائل التحكم بأرشفة الوثائق لتعريف وتأمين وحماية والاحتفاظ بالمعلومات الهامة.
- تمكين المشاركين من تطوير سجل أصول معلومات لتحديد المعلومات المهمة داخل المؤسسة.
- اكساب المشاركين الفوائد القانونية والتجارية التي ستنشأ عن وضع برنامج للاحتفاظ بالوثائق.
- تمكين المشاركين من وضع مبادئ توجيهية لتطوير إجراءات حيوية لمراقبة الوثائق.
- تمكين المشاركين من تحديد أسباب الاختيار الدقيق لمعدات الاحتفاظ بالوثائق، ووصف معايير واعتبارات اختيار المعدات.
- اكساب المشاركين السياسات والإجراءات لوضع نظام للتخلص من الوثائق لمركز إدارة أرشفة الوثائق.
- تمكين المشاركين من أحكام التحكم على تجميعات الوثائق الورقية والملفات الالكترونية.
- اكساب المشاركين امكانية التوصل بسهولة للمعلومات المطلوبة بدون استخدام صيغة استعلام معقدة.
- تمكين المشاركين من الحلول لمشكلات الإيداع الشائعة ولحماية أمن وسرية الوثائق

المحاور الرئيسية:
- مفهوم واهمية اعداد المراسلات و حفظ الملفات و اعداد التقارير.
- عناصر المراسلات الرسمية وتقارير العمل.
- التخطيط لأعداد المراسلات وتقارير العمل. لماذا و كيف نخطط؟
- العبارات المناسبة في كتابة المراسلات و التقارير.
- طرق و أساليب حفظ الملفات و توثيقها.
- وسائل الأرشفة و حفظ السجلات و توثيقها.
- فهم السجلات والمحفوظات: المبادئ والممارسات
- الوثائق الادارية وأهميتها.
- انواع الوثائق الإدارية وإدارتها.
- الدورة المستندية للوثائق الإدارية.
- تنظيم وإدارة الوثائق الالكترونية..
- منهجية بناء الأرشيف.
- إدارة معلومات الأصول التنظيمية
- تقييم الوثائق المحفوظات (الفني والإداري والقانوني)
- المكتبات الرقمية والمحفوظات.
- تكوين وصيانة مخطط الفرز لفرز الوثائق.
- ادارة كل من الوثائق الالكترونية والفعلية.
- تأمين مستودعات التخزين التي تتضمن الوثائق.
- تكوين قواعد البقاء والتخلص من الوثائق.
- التحكم في امكانية التوصل للوثائق.
- آليات اتلاف الوثائق التي لم تعد مطلوبة من خلال المنظمة.

مخرجات البرنامج:
- القدرة على البحث عن مجموعة من الوثائق وتصديرها إلى ملف بخطوة واحدة.
- يقدر أهمية الصلاحيات المرنة والشاملة للتحكم بصلاحيات المستخدمين حين التعامل مع الوثائق.
- توظيف المهارات في مجال التوثيق والفهرسة والمهارات اللازمة لحفظ وتأمين واسترجاع الوثائق والمستندات.
- تمكين المشاركين من مهارات التعامل مع الدورة المستندية للوثائق الإدارية.
- تمكين المشاركين من أنواع الوثائق وأشكالها.
- إكساب المشاركين المهارات الحديثة و العصرية في مجال الادارة المكتبية.
- تمكين المشاركين من اعداد المراسلات العامة والخاصه
- تمكين المشاركين من عمليه التوثيق و الأرشفة وحفظ الملفات.
- تمكين المشاركين من اعداد تقارير العمل و التقنيات الكتابيه.
- اطلاع المشاركين على الارشفة الالكترونية و اهميتها.
- اطلاع المشاركين على الطرق والاساليب الحديثة في حفظ الوثائق والمفات

الفئات المستهدفة:
- الراغبون في تطوير مهاراتهم الاحترافية في إدارة المكاتب والوثائق والأرشفة .
- الأشخاص المعنين بحفظ المستندات والأرشيف بالأعمال الكتابية وأعمال السكرتارية التنفيذية والإدارية.
- العاملين بأرشيفات المصالح الحكومية والشركات الخاصة.
- العاملون في أقسام المحفوظات والوثائق ومراكز المعلومات.
- رؤساء أقسام إدارة الموارد البشرية وشؤون العاملين.
- العاملون في نظم ادارة الجودة ومراقبي الوثائق.
- العاملين في وظائف مديري مكاتب الإدارة العليا.
- الراغبين في تطوير ذواتهم ورفع مستوى كفاءتهم وفاعليتهم



المدرب

  • محمد حسان شموط
    ماجستير إدارة تنفيذية ٢٠١٠، مدرب معتمد في الإدارة وتطوير الأعمال من عام ٢٠١٣، متخصص في السلوك التنظيمي والعمل المؤسسي، عمل مع عدد من المؤسسات التدريبية المحلية والعربية كمدرب واستشاري.

مركز الخليج الرائد للتدريب الإداري هي شركة خاصة تُعنى بالتدريب الإداري والدبلوماسي، مقرها في الدوحة - قطر.

النشرة البريدية